Ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số VNPT là thủ tục bắt buộc khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Để nắm được chi tiết cách thực hiện thao tác này, xin vui lòng tham khảo ngay bài viết bên dưới.
1. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được dùng để lưu lại quá trình diễn biến khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử. Việc này sẽ do chính đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn thực hiện theo đúng nguyên tắc pháp luật và được ký số theo quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập khi hóa đơn có sai sót hoặc doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng
Thông thường, biên bản hủy hóa đơn sẽ cần được lập trong các trường hợp cụ thể sau:
1.1. Doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành
Khi doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng nữa thì phải tiến hành hủy hóa đơn. Theo quy định, việc hủy hóa đơn cần được thực hiện trong 30 ngày kể từ khi không còn dùng.
1.2. Doanh nghiệp thay đổi thông tin hoặc cơ quan thuế quản lý
Nếu doanh nghiệp có điều chỉnh thông tin hoặc thay đổi đơn vị thuế quản lý thì cũng cần hủy hóa đơn cũ và phải ra thông báo sẽ phát hành hóa đơn điện tử mới.
1.3. Doanh nghiệp dừng hoạt động
Với các doanh nghiệp không còn hoạt động, hóa đơn điện tử của đơn vị sẽ phải làm biên bản hủy theo quy định.
1.4. Hóa đơn điện tử có sai sót
Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, cần cân nhắc dựa vào từng tình huống cụ thể để xử lý.
Hóa đơn chưa gửi cho người mua: Đối tượng phát hành lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo đến cơ quan thuế. Sau đó lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy, tiến hành ký số và gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã.
Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa bàn giao hàng hóa/dịch vụ hoặc đã bàn giao hàng hóa/dịch vụ nhưng cả 2 bên đều chưa kê khai thuế: Bên bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử (ghi chú rõ sai sót), dưới sự đồng thuận và xác nhận của cả 2 bên. Sau khi lập biên bản, bên bán gửi thông báo đến cơ quan thuế. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn đã hủy, gửi cho cơ quan thuế cấp mã rồi gửi cho bên mua. Trên hóa đơn mới phải có ghi chú rõ ràng: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…., gửi ngày… tháng… năm…”
1.5. Hóa đơn điện tử quá thời hạn lưu trữ
Theo quy định chung của Luật kế toán, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời gian lưu trữ, nếu không có quyết định khác từ phía cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn.
2. Hướng dẫn ký điện tử vào biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số VNPT
Chữ ký số Smart CA VNPT là giải pháp ký số từ xa hiệu quả, nhanh chóng và thuận tiện được cung cấp từ VNPT. Lựa chọn Smart CA, doanh nghiệp có thể thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị di động như điện thoại, laptop, tablet… mà không cần mang theo USB Token như chữ ký số truyền thống.
Để ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số VNPT, đầu tiên người dùng cần lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử và lưu ở định dạng file PDF. Sau đó, tiến hành ký số trên điện thoại cài đặt Smart CA VNPT theo theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Chọn file Biên bản hủy hóa đơn điện tử cần ký
Chọn file Biên bản hủy hóa đơn điện tử cần ký
Người dùng có thể chia sẻ trực tiếp file thông qua các ứng dụng như zalo, skype,… đến app VNPT Smart CA hoặc lưu file về điện thoại trước. Sau đó mở app và đăng nhập, chọn chức năng “ Chọn tài liệu” để mở file cần ký rồi chọn chức năng “Xác nhận ký”.
Bước 2: Ký nâng cao trên app VNPT Smart CA
- Sau khi chọn được file Biên bản hủy hóa đơn điện tử cần ký, người dùng nhấn vào [Ký nâng cao] để mở file.
Chọn chức năng [Ký nâng cao]
- Chọn trang cần ký, nhấn chọn [Thêm chữ ký].
- Chọn chức năng ký, căn lề, điều chỉnh vị trí, chọn kiểu hiển thị hoặc tải ảnh nền phù hợp yêu cầu.
- Nhấn [Thêm chữ ký] để hoàn tất việc ký số trên biên bản hủy hóa đơn.
Thêm chữ ký để ký tên vào biên bản
Sau khi ký xong, người dùng có thể lưu lại và chia sẻ qua các ứng dụng như zalo, skype, telegram,… để gửi cho đối tác.
Hy vọng, với những thông tin được chia sẻ trên đây, bạn đọc đã hiểu rõ các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn cũng như cách thực hiện ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số VNPT Smart CA. Trong trường hợp còn có bất cứ thắc mắc nào liên quan, xin vui lòng liên hệ để được giải đáp tại một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.